必須アイテムその1:入退室管理システム

塾経営
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塾生の入退室に合わせて保護者に連絡が届くサービス「入退室管理システム」も、もはや定番アイテムになりましたね。

大手学習塾はもちろんのこと、個人塾でも導入しているところが増えています。

こあら
こあら

いろいろなサービスがありすぎて、何を選んでいいのかわかりません。

うさぎ
うさぎ

コストもかかるので、必要なサービスに絞って検討しましょう

入退室管理システムとは

塾生が教室に来た時や教室から出るときに、教室の出入り口にあるパソコンやタブレットで各自のバーコードを読み取ることで、自動的に保護者に入退室した時刻をメールやラインで知らせるシステム。

僕が塾を立ち上げた15年ほど前はそれ程広がりを見せていませんでしたが、

通塾の安全対策の一つとして導入が進んでいます。

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保護者側から見たメリットは

居場所がはっきりわかる

まずは子どもの現在地がわかっているという安心感。

学校帰りに塾による子も多いので、「今どこにいるんだろう」と心配しなくて済みます。

保護者からの評判も上々です。

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お迎えの時間がわかる

入退室時刻がはっきりわかるので、授業終了時刻に合わせて迎えに行くこともできます。

授業の終了時刻がきっちりしているところはいいんですが、意外と居残りや補習が入ったりするのが塾。

せっかくお迎えに来ても、保護者を待たせることになってしまいがちです。

メールが届いてから迎えに行く、という保護者の方も結構いらっしゃいますよ。

さぼり防止

小学生はそれ程ありませんが、意外と多いのが中学生の「サボリ」。

「塾に行ってきまーす」

と言って家を出たのはいいものの、

友達の家に遊びに行っていた、

コンビニにずっといた、

ファストフードでしゃべってた、

ということも導入前はありました。

導入後は

「うちの子、まだそちらに行っていませんか?」

と保護者からの連絡が入るようになり、サボリ防止に一役買っています。

塾側から見たメリットは

塾生の時間管理がしやすい

一斉授業なら、時間管理はしやすいのですが、個別対応となってくると、だれが何時にやってきたかわからなくなります。

気が付いたら、そこで勉強していた、ということも。

入退室管理システムを導入することにより、一人一人の時間の管理がしやすくなります。

従業員のタイムカードとして

うちでは入退室管理システムをスタッフのタイムカードとして利用しています。

特別なタイムカードを導入することなく勤怠データが入力されるので、非常に便利かと。

まあ、一人でやっているのでしたら必要ありませんが。

おすすめの入退室管理システムは?

今や入退室管理システムは塾としてはマストアイテムとなっていますので、様々な会社から様々なサービスが出ています。

普通にバーコードを読み取るだけのものや、

LINEに連絡がいくもの、

入退室の顔写真が添付されるもの、

など多種多彩です。

確かに、いろいろな機能が付いたものが便利そうなんですが…。

これからも新たなサービスが出てくるので、一つ一つここでは取り上げません。

その代わり、僕が今使っている入退室管理システムを選んだポイントを書きたいと思います。

月額料金がかからないもの

一番こだわったところがそこです。

入室と退室の時刻をバーコードで記録して、その結果を登録してあるメールに飛ばすだけ、というシステムだけでしたら、エクセルで作れます(あ、僕は作れません)。

ぶっちゃけ、それほど大した機能ではないんですよ。

たとえば

http://echang.jp/archives/room_iccard.html

たとえば

フリーソフトあり:学習塾等で活用できる出席管理と自動メール送信ソフト。 (エクセル)
学習塾での入室、退室の管理システムです。エクセルを用いて、安価に来室や来校タイミングを記録し、自動に登録したメールアドレスへメール送信するシステムです。保護者様向けに安心のサービス提供にご活用ください

みたいに、マクロを使えるのであれば、可能です。

今、ざっと見てみましたが、こうしたサービスって、基本料金+アカウント料金っていうのが大半です。

仮に、月額3,000円、1人100円でこのサービスを使えるとしたら、50人の塾だと8,000円が毎月かかります。

年額96,000円ですね。

3年使ったとして288,000円。

たかが、メールをとばすだけですよ。

ですから、僕は月額料金がかからない、入退室管理システムのソフトを「購入」しました。

購入すれば、あとはどれだけ人数が増えようが、費用は一切かかりません。

値段ですか?

諭吉2枚でおつりが来ます、はい。

機能がごちゃごちゃしていないもの

今はいろいろな機能がついていますね。

でもね、正直使いませんわ。

だって必要なのは

「塾生の入退室の時刻を保護者に伝える」

ことだけですもん。

できたら、パソコン立ち上げて、ほったらかしにできるものがいいです。

こっちはそんなことにかまってられないので。

でも、この機能は欲しいかも

次の機能があれば便利かもしれません。

  • メールの一斉送信ができる→休講のお知らせなどに便利
  • 出席のポイントがたまる→モチベーションアップに

 

こあら
こあら

よく検討しなければならないんですね。

うさぎ
うさぎ

無駄な出費にならないよう、本当に必要な機能に絞りましょう。