保護者との連絡ツールについて

仕事術
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塾生が退塾していくのにはいろいろな原因があると思います。

まあ一番多いのは

「成績が上がらなかったから」

というものなんですが、確かに直接的な原因はそこにあると思います。

でも退塾する要因を作っているのは実はあなたなんですよっていうお話。

こあら
こあら

成績が上がらなかったんだから、仕方ないじゃないですか。

うさぎ
うさぎ

成績が上がらなくても満足できる塾をめざしましょう。

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保護者と連絡を取る必要性とは

他塾からうちの塾に移ってきて、保護者の方と話をするのですが、

その時よくあるのは、

「前の塾ではそんなこと教えてくれなかった」

「塾でいったい何をしているのかわからない」

という保護者の方が多いこと。

個人塾にはよくある話です。

まあ、大手だったらニュースレターやメールなどで頻繁に連絡が行っていると思うのですが、

正直個人塾はそこまで手のまわらないことも多いです。

でもですね、

塾はどこを向いて商売をしているのかというと、

僕自身は「保護者」だと思っています。

決して「塾生」ではない。

「保護者」というお客様から大切な「お子様」を預かり、学習をサポートしていく、それが塾だと思っています。

例えばですね、あなたがもし、自動車を購入した場合、

販売するときだけしか顔を合わせなかった販売店と

販売後も頻繁に「お車の様子はいかがですか?」と声をかけてくれる販売店とでは、

どちらを信用しますか?っていうのと同じです。

入塾してもらった以上、保護者とは頻繁に連絡を取っていくべきです。

保護者と連絡を取るツールとは

保護者と連絡を取る手段としてはいろいろなツールがあります。

それぞれメリットデメリットを上げてみたいと思います。

ニュースレター

以前はこれ一択でしたね。

○○通信みたいなニュースレターを毎月発行する。一番オーソドックスな手法です。

メリット

メールなどに比べ、資料が手元に残るため、情報がわかりやすいということでしょう。

例えば夏期講習なんかのイベントがあったときにはメールで連絡するよりもカリキュラムや講習料などパット見てすぐに理解しやすかったりします。

また、子どもを通して渡すので、子どもが興味を持ちやすいイベントなどのチラシも一緒に渡すことができたりします。

デメリット

なんといってもめんどくさい

作ろうと思ったら、デザイン考えるでしょ、記事考えるでしょ、印刷するでしょ、折って封筒とかに入れるでしょ、一人ひとりに渡すでしょ…。

それだけでも随分と時間がかかります。

また、確実性にも欠けます。

せっかく塾生に渡したのに、そこから先、家に帰っても「渡さない」奴って必ずいますので。

夏期講習代引き落としますよ、って文書で送っているのに、引き落とし日に「なんでこんなに授業料かかってんだ?」ってよく電話がかかってきてました。

調べてみたら塾生のバックの下の方に夏期講習のお知らせがくしゃくしゃに。

一斉メール

スマホの普及で一気にメールの一斉送信機能で連絡することが可能です。

一斉メールについてはいろいろな会社からサービスが販売されています。

メリット

差し込み機能を使えば、ワンクリックで一人ひとりにメールを送ることができます。

受け取る方はたいていスマホなのでネットにチラシや文書をあげて、ダウンロードサイトを記載しておけば、保護者も好きなときに資料を受け取ることができます。

あ、ちなみに僕はいつもここにアップロードしています。

GigaFile(ギガファイル)便
無料大容量 ファイル転送サービス GigaFile(ギガファイル)便!「1週間~60日」選べる5種類のファイルの保持期限に加え、1ファイル200Gまでアップロード、共有可能!もちろん容量無制限でアンチウイルス装備。会員登録も不要です。

デメリット

ここ数年、メールを使う人がめっきりと減りました。

「アドレス登録してください」

といっても、

「メールを使っていないんで…」

と渋る人も結構いらっしゃいます。

せっかく送っても見てもらえないケースも増えました。

すでにオワコンだっていう人もいますからね。

LINE(ライン)

スマホの普及で、今の保護者世代だったらおそらく100%使っているのではないか、と思える通信ツールです。

僕は個人のLINEは使わず、ビジネス用のLINEを使ってます。

【公式】LINE公式アカウント|LINE for Business
LINE公式アカウントのサービス概要や導入方法について紹介します。LINEをマーケティングに活用し、企業・店舗と顧客とのつながりを強化しましょう。

メリット

現段階でほぼ確実に相手に伝わるツールと言っても過言ではないですね。

通知が表示されるので、ほぼ気づいてもらえます。

デメリット

同じものを一斉に配信するのにはいいのですが、個別に少しずつ内容を変えて送ることができないのは僕にとってはデメリット。

例えば請求書を送るとき、メールならデータを作って、それをテンプレートに流し込みながら一人ひとりに送ったりすることができるのですが、LINEではそれができなかったりします(できるかもしれませんが)

あと、公式アカウントを登録してもらわないといけない。

個人的にはこれをメインには使えないと思ってます。

塾専用ツール

塾専用のツールも探せば色々あったりします。

「塾 連絡 ツール」

で検索すればぞろぞろ出てきますから。

メリット

一つ導入するだけでいろいろなことに使えます

一斉メールだけではなく、スケジュール管理や請求書の発行、入退室メールなどもついてきます。

デメリット

費用がかかる

それだけで躊躇してしまいますね。

あと、慣れないとかえって仕事が増えるのもネックかも。

この手のサービスは、開発者だけが使い勝手が良くて、その他はそれほど、というものも多いですからね。

こあら
こあら

で、結局何がいいんですか?

うさぎ
うさぎ

使い勝手から行けば、現状はまだメールでしょう

LINEは個別の連絡手段としてはいいかもしれませんが…